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Personalmangel in Deutschlands Arztpraxen - Teil 1: So wichtig ist die Mitarbeitermotivation

Mein Vater war ein spezieller Mensch: Auf andere zuzugehen oder sich in sie hineinzuversetzen, war nicht sein Ding. Wenn er erst einmal sein Urteil gefällt hatte, konnte er stur wie ein Esel sein. „Reisende soll man nicht aufhalten.“, bekam man zu hören, wenn man andere Ansichten hatte als er. Es wird Sie nicht wundern, dass sein Bekanntenkreis nach und nach immer kleiner wurde. Manchmal glaube ich, viele Personaler teilen die Einstellung meines Vaters: Hop oder Top – Reisende soll man nicht aufhalten… Motivation oder der Versuch, fähige Mitarbeiter:innen zu halten – Fehlanzeige. Aber können wir uns diese Haltung heutzutage wirklich noch leisten? In Deutschlands Arztpraxen herrscht akuter Personalmangel! Sollten wir da nicht lieber überlegen, wie wir ein eingespieltes Team möglichst „bei der Stange halten“? Denn nie galt MEIN Lieblings-Spruch mehr als heute:
„Gutes Personal ist schwer zu finden!“
Mitarbeitermotivation ist das Schlüsselwort, wenn es darum geht, die Fluktuation in den Praxen zu stoppen. Nachfolgend erfahren Sie, mit welchen Maßnahmen Sie…

  • Ihre fähigen Mitarbeiter:innen motivieren,
  • die Stimmung im Team verbessern,
  • das „Wir-Gefühl“ stärken und
  • die emotionale Bindung Ihrer Mitarbeiter zur Praxis fördern.


Los geht‘s!

So stoppen Sie die Fluktuation

Motivation ist Chefsache
Damit Ihre Praxis reibungslos funktioniert, brauchen Sie ein eingespieltes, belastbares und motiviertes Team. Eine gute und motivierte Mitarbeiterführung ist daher Chefsache! Zeigen Sie, dass Ihre Mitarbeiter:innen Ihnen genauso wichtig sind, wie Ihre Patient:innen!
Hier kommen die besten Tipps für eine gelungene Mitarbeitermotivation:

Tipp 1: In festen Teamrunden Probleme ansprechen und aus der Welt schaffen

Etablieren Sie feste Teamrunden, in denen Probleme offen angesprochen und aus der Welt geschafft werden können. Halten Sie ggfs. selbst die Augen offen und sprechen Sie Probleme von sich aus an. Meist ist es nicht zu übersehen, wenn die Stimmung schlecht oder ein/e Mitarbeiter:in dauerhaft überlastet ist.
Wichtig: Manche Mitarbeiter:innen sind eher in einem 4-Augen-Gespräch dazu bereit, offen über Probleme zu sprechen.

Tipp 2:  Erstellen Sie frühzeitig einen Notfallplan

Erstellen Sie schon frühzeitig gemeinsam mit Ihrem Team einen Notfallplan: Überlegen Sie sich im Vorfeld, welche Maßnahmen in Kraft treten können, wenn ein/e Mitarbeiter:in länger ausfällt oder dauerhaft überlastet ist.
Zum Beispiel:
Wer kann einspringen? Können wir uns kurzfristig Hilfe von außen holen? Gibt es Aufgaben, die z. B. ein:e Aushilfskraft/Praktikant:in/Schüler:in übernehmen kann?

Tipp 3: Nutzen Sie Hilfsmittel, die Ihren Praxisalltag erleichtern

Eine schlechte Erreichbarkeit der Praxis sorgt bei Ihren Patient:innen und Ihrem Team für Frust. Rüsten Sie Ihre Homepage auf und bieten Sie z. B. eine Online-Terminvereinbarung an. Ihr Telefon wird deutlich weniger klingeln. Im Netz gibt es eine Reihe geeigneter Anbieter.
Eine Praxishomepage kann Sie in vielerlei Hinsicht unterstützten:

 

Ständig wiederkehrende Erklärungen wie z. B. Praxisurlaub, Hygieneregeln etc. können sehr gut über ein Wartezimmer-TV mitgeteilt werden.

Tipp 4: Fragen Sie nach den Wünschen Ihrer MFAs

Ein:e Kolleg:in liebt es, Blut abzunehmen, ein:e andere:r kümmert sich gerne um den Papierkram? Fragen Sie, wer was am liebsten macht und verteilen Sie die Aufgaben in der Praxis nach den Neigungen Ihrer Mitarbeiter:innen.

Tipp 5: Unliebsame Aufgaben gerecht verteilen

In jedem Job gibt es Aufgaben, die keiner gerne macht. Achten Sie darauf, dass diese gerecht unter ALLEN aufgeteilt werden.

Tipp 6: Ein guter Führungsstil ist wichtig

1. So handeln Sie richtig:
Holen Sie bei wichtigen Entscheidungen möglichst alle mit ins Boot!
So sieht es Ihr/e MFA:
„Auch meine Meinung ist für die Praxis wichtig.“

2. So handeln Sie richtig:
Überlassen Sie die Verkündung wichtiger Mitteilungen auf keinem Fall dem „Flurfunk“! Informieren Sie alle Teammitglieder gleichzeitig und in geeigneter Form über Neuigkeiten!
So sieht es Ihr/e MFA:
„Ich bin genauso wichtig, wie alle anderen und gehöre zum Team. Das erhöht meine Zufriedenheit, denn alle sind auf dem gleichen Kenntnisstand.“

3. So handeln Sie richtig:
Keine Bevorzugung Einzelner! Eine Prämie zum Jubiläum oder ein Blumenstrauß zum Geburtstag? Achten Sie darauf, dass Sie alle gleich behandeln.
So sieht es Ihr/e MFA:
„Ich werde beachtet und gerecht behandelt.“

4. So handeln Sie richtig:
Zeigen Sie jedem/jeder Ihre Wertschätzung!
So sieht es Ihr/e MFA:
„Meine Arbeit ist wichtig. Das macht mich stolz und gibt mir Sicherheit.“

5. So handeln Sie richtig:
Mit Lob motivieren Sie das Team zu Höchstleistungen. Aber auch konstruktive Kritik ist wichtig
So sieht es Ihr/e MFA:
„Lob und Kritik geben mir eine Orientierungshilfe. Das erhöht meine Sicherheit.“

6. So handeln Sie richtig:
Übertragen Sie Verantwortung.
So sieht es Ihr/e MFA:
„Mit einer wachsenden Verantwortung gewinne ich mehr Selbstvertrauen.“

Tipp 7: Schaffen Sie Anreize für Ihre Mitarbeiter

Kleine Aufmerksamkeiten erhalten die Freundschaft
In schwierigen Zeiten verbessern kleine Aufmerksamkeiten die Arbeitsmoral. Bringen Sie z. B. spontan für alle Kuchen oder ein Eis mit oder füllen Sie eine große Box mit Nervennahrung (Schokolade/Kekse/Fruchtgummi).


Das Teamgefühl stärken – So schaffen Sie emotionale Bindung
Wann haben Sie das letzte Mal alle gemeinsam etwas positives erlebt? Gehen Sie nach Feierabend gemeinsam Pizza essen, planen Sie ein Grillfest für den Sommer oder gehen Sie gemeinsam Bowlen oder zu einem Konzert. Aktivitäten außerhalb der Arbeitszeit schweißen das Team zusammen.  Oder wie wäre es z. B. mit geheimen Praxis-Challenges z. B. Patienten-Bingo oder einem witzigen Motto-Tag (Kommt alle mit zwei unterschiedlichen Socken zur Arbeit).


Money, Money, Money…
„Geld ist nicht alles.“ Das kann man gut sagen, wenn man genug davon hat. Aber gerade die Mitarbeiter:innen im medizinischen Bereich werden mit Reichtümern nicht gerade überschüttet. Dazu kommt der tägliche Stress… Kein Wunder, dass selbst Idealisten die Lust am Beruf verlieren. Einige Unternehmen motivieren Ihre Mitarbeiter:innen mit einer Starterprämie oder Goodies wie z. B Tablets, Zuschüssen zum Fitnessstudio-Beitrag, Business-Bikes, Bahncards… Noch wichtiger ist es, dass alle ihren Lebensunterhalt sorgenfrei bestreiten können. Eine übertarifliche Vergütung sowie regelmäßiges Urlaubs- und Weihnachtsgeld können dabei helfen, dem Personalmangel entgegenzuwirken.


Weiterbildungen
Eine Studie der Deutschen Universität für Weiterbildung zeigt, dass sich Arbeitnehmer durch Weiterbildungsmaßnahmen stark motivieren lassen. Zudem sind für ca. 60 % der gut ausgebildeten Fachkräfte regelmäßige Weiterbildungsmöglichkeiten ein Kriterium bei der Wahl ihres Arbeitgebers.  Wichtig ist, dass Ihre Mitarbeiter:innen das neu Gelernte auch im Praxisalltag anwenden können. Übertragen Sie Ihnen neue Aufgaben, bei denen Sie ihr neues Fachwissen unter Beweis stellen können. Das steigert das Selbstwertgefühl und die emotionale Bindung an den Arbeitgeber. Die Übernahme der Weiterbildungskosten lässt sich übrigens sehr gut mit der Bedingung verknüpfen, dass der/die Mitarbeiter:in die Praxis für eine bestimmte Zeit nicht verlässt. Zudem können Sie der/dem Mitarbeiter:in mit Freistellungen oder flexiblen Arbeitszeitregelungen während der Weiterbildungsmaßnahmen unterstützen.

Tipp 8: Holen Sie die Patienten mit ins Boot

Lange Wartezeiten und höhere Zuzahlungen – viele Patient:innen sind dadurch unzufrieden und lassen ihrer schlechten Laune in der Praxis freien Lauf. Teilen Sie den Patient:innen mit, dass auch für Sie die Situation nicht leicht ist und bitten Sie um Verständnis. Das Wartezimmer-TV wäre dafür das perfekte Medium. Sie können aber auch einen Aushang im Wartezimmer aufhängen oder einen kurzen Text auf Ihrer Praxis-Homepage veröffentlichen.


Ein Beispiel:
Wir bitten um Ihr Verständnis!
Bitte haben Sie Verständnis, für die Situation unseres Praxisteams. Häufig haben wir mehrere, anspruchsvolle Aufgaben gleichzeitig zu erfüllen. Das ist an Tagen mit einem hohen Patientenaufkommen eine große Herausforderung.
Wir möchten

  • Ihnen einen geordneten Praxisablauf gewährleisten.
  • Ihnen unsere volle Aufmerksamkeit schenken und für all Ihre Wünsche und Fragen zur Verfügung stehen.
  • Ihre Wartezeiten so kurz wie möglich halten.


Bitte haben Sie Geduld mit uns. Wir freuen uns über einen freundlichen Umgangston in unserer Praxis.


Mein Tipp: Viele nützliche Poster mit den wichtigsten Botschaften an Ihre Patienten finden Sie unter diesem Link. Einfach kostenlos downloaden, ausdrucken und in der Praxis aufhängen.

Mein Fazit:

Für eine gute Motivation können Sie als Praxisinhaber:in und/oder Praxismanager:in einiges tun. Sie schaffen damit ein positives Arbeitsklima und erhöhen so die emotionale Bindung an Ihre Praxis. Falls Ihnen in Ihrer Praxis bereits Personal fehlt, finden Sie in unserem nächsten Blog die besten Tipps für eine erfolgreiche Mitarbeiter-Suche! Sie möchten über wichtige Themen rund um Ihren Praxisalltag informiert bleiben und kein Angebot mehr verpassen? Dann melden Sie sich am besten zu unserem Newsletter an oder folgen Sie uns auf Facebook oder Instagram. #staytuned

Anja Schneckener

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