Datenschutz und Rechtstexte sind für viele ein Dorn im Auge. Abgesehen von dem Zeitfaktor ist vor allem in der Praxis auch Personalmangel ein Grund, warum so manches hintenüberfällt. Warum es dennoch sehr wichtig ist, sich damit zu beschäftigen, klären wir heute auf.
- Was ist die DSGVO und warum ist sie wichtig?
- Worauf muss ich als Praxisinhaber achten?
- Was kann passieren, wenn meine Dokumente nicht aktuell sind?
- Wo bekomme ich die aktuellen Rechtsdokumente her?
- Was kann ich tun, um es einfach und rechtssicher zu halten?
Was ist die DSGVO und warum ist sie so wichtig?
Bei der Datenschutzgrundverordnung (kurz: DSGVO) handelt es sich um eine EU-Verordnung, welche am 25. Mai 2018 in Kraft getreten ist. Ihr Ziel ist es, den Datenschutz und die Privatsphäre von EU-Bürgern zu stärken. Die Verordnung legt klare Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten (Bsp. Kontaktformulare) durch Unternehmen und auch Arztpraxen fest. Durch die DSGVO erhalten Einzelpersonen mehr Kontrolle über ihre Daten, und Sie werden verpflichtet, transparenter über die Art und Weise der Datennutzung zu informieren. Verstöße gegen die DSGVO können zu erheblichen Geldbußen führen.
Worauf muss Ich besonders achten?
Eine Praxishomepage zu erstellen ist zwar einfach, aber sie richtig zu pflegen kann sich als herausfordernd und überwältigend herausstellen. Aber keine Panik! Der Aufwand lohnt sich. Ihre Praxishomepage ist Ihr persönliches Aushängeschild: eine Möglichkeit Ihre Patienten über Leistungen zu informieren, online Termine zu vergeben und Ihrem Praxisteam die Arbeit zu erleichtern. Um sicherzustellen, dass Ihre Internetseite nicht nur informativ ist, sondern auch den grundlegenden Datenschutzstandards gemäß der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) entspricht, sollten Sie die folgenden Aspekte berücksichtigen:
Website-Verschlüsselung (SSL)
SSL (Secure Socket Layer) ist ein Sicherheitsprotokoll, das die Verschlüsselung der Kommunikation zwischen einem Webbrowser und dem Server einer Website ermöglicht. Einfach gesagt: SSL verschlüsselt sensible Informationen wie Patientendaten, Anfragen über Kontaktformulare oder Online-Terminbuchungen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten während der Übertragung nicht von Dritten abgefangen werden können. Auch für das Google Ranking ist eine SSL-Verschlüsselung sinnvoll, da Websites mit einer SSL-Verschlüsselung höher positioniert werden und eher bei den Suchergebnissen erscheinen.
Eine Website-Verschlüsselung erkennt man an dem URL-Präfix „https://“. Das „s“ steht für „secure“ (sicher) und signalisiert somit, dass die Website verschlüsselt ist. Des Weiteren erkennt man eine SSL-Verschlüsselung an dem geschlossenen Schlosssymbol in der Adressleiste des Browsers.
Impressum
Ein Impressum ist eine rechtlich vorgeschriebene Angabe auf einer Website, die Informationen über den Verantwortlichen für die Inhalte bereitstellt. Wenn Ihre Praxishomepage kein Impressum besitzt, könnten Sie rechtlichen Konsequenzen gegenüberstehen (Geldstrafen). Typischerweise enthält ein Impressum auf einer Praxishomepage folgende Informationen:
- Kontaktdaten der Praxis (Name, Praxisanschrift etc.)
- Gültige E-Mail-Adresse
- Berufsbezeichnung und Kammerzugehörigkeit
- Staat, in dem die Berufsbezeichnung verliehen wurde
- Kontaktdaten des Seitenbetreibers
- Ggf. Umsatzsteueridentifikationsnummer
- Ggf. Registergericht und Registernummer
Datenschutzerklärung
Hierbei handelt es sich um eine Erklärung, welche grundlegend die Datenschutzpraktiken Ihrer Website beschreibt. Ihre Patienten werden darüber informiert, welche personenbezogenen Daten gesammelt werden und wie diese Daten verwendet und geschützt werden. Hier könnte es sich beispielsweise um Patientendaten handeln, die bei der Online-Terminvereinbarung oder über Kontaktformulare erfasst werden.
Gemäß § 13 DSGVO sind unter anderem die folgenden Inhalte verpflichtend für die Datenschutzerklärung:
- Name & Anschrift des Seitenbetreibers
- Name & Anschrift des Datenschutzbeauftragten (Pflicht ab dem 20. Teammitglied)
- Überblick über die erfassten Daten
- Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung
- Speicherdauer
Ebenfalls sollte Ihre Datenschutzerklärung darauf hinweisen, ob und wie Cookies oder andere Tracking-Tools verwendet werden. Dadurch haben Ihre Patienten die Möglichkeit, der Datenerfassung zuzustimmen oder sie abzulehnen. Es ist wichtig, transparent und verständlich zu erklären, wie Sie mit den Daten Ihrer Patienten umgehen. Durch eine rechtmäßige Datenschutzerklärung wird das Vertrauen zu Ihren Patienten gestärkt und die gesetzlichen Anforderungen werden eingehalten.
Was passiert, wenn meine Praxishomepage nicht den aktuellen Datenschutzstandards entspricht?
Verstöße gegen die festgelegten Bestimmungen können mit empfindlichen Sanktionen geahndet werden. Die genauen Strafen variieren je nach Art des Verstoßes, können aber erheblich sein. Mögliche Konsequenzen sind unter anderem:
- Hohe Geldbußen, die in Abhängigkeit von der Schwere des Verstoßes und des Umsatzes Ihrer Praxis verhängt werden.
- Aufsichtsbehörden können Anordnungen zu Behebung der Verstöße erlassen. Beispielweise Maßnahmen zur Verbesserung des Datenschutzes.
- In schwerwiegenden Fällen kann es sogar vorkommen, dass vorübergehend oder sogar dauerhaft keine personenbezogenen Daten erfasst werden dürfen.
Kurz gesagt: Die Einhaltung der DSGVO ist von entscheidender Bedeutung, um rechtliche Probleme zu vermeiden.
Vorsorge ist besser als Nachsorge!
Seien wir mal ehrlich: Niemand interessiert sich dafür, was im Impressum oder in der Datenschutzerklärung steht. Wann haben Sie das letzte Mal die Datenschutzerklärung oder die AGB’s eines Onlineshop gelesen? Trotz allem sollte man es nicht provozieren. Es kann immer mal vorkommen, dass jemand genauer hinguckt und dann kann es sehr teuer werden. Anwaltskanzleien haben sich unter anderem darauf spezialisiert, Webseiten aufzuspüren, wo die Datenschutzregeln missachtet werden. Die Frage bleibt jedoch offen: Woher bekomme ich die geforderten Rechtstexte? Es gibt doch sicherlich eine Vorlage, die man kopieren kann, oder? Die kurze Antwort lautet: Jein. Leider ist es doch nicht so einfach. Bei der Erstellung gibt es gewisse Maßnahmen/Optionen, die sie wählen können:
Copy & Paste
Verlockend und einfach – Rechtstexte von einer anderen Praxishomepage „klauen“. Es kostet zwar nichts, aber es ist handelt sich hierbei leider um Diebstahl (auch wenn die Rechtslage nicht eindeutig ist). Ebenfalls ist die Datenschutzerklärung sowie das Impressum auf die jeweilige Praxis zugeschnitten. Ob zusätzliche Angaben berücksichtigt werden müssen, hängt stark von der Art Ihrer Website ab. Praxishomepages mit grundlegenden Informationen wie Arztangaben, Adresse und Telefonnummer haben geringere Anforderungen im Vergleich zu Websites, die beispielsweise eine Online-Terminvergabe anbieten.
Es ist wichtig, bei der Verwendung von Mustern aus dem Internet vorsichtig zu sein. Diese Vorlagen sind nicht speziell auf Ihre Website zugeschnitten und können unvollständig sein. Die Datenschutzbehörde könnte in solchen Fällen einen Grund haben, eine Geldbuße zu verhängen.
Rechtstext-Generatoren
Bei einem Rechtstext-Generator handelt es sich, einfach gesagt, um einen Fragebogenkatalog, welcher von Ihnen ausgefüllt wird. Nachdem Sie alle Fragen beantwortet haben, spuckt der Generator einen fertigen Text aus. Diese Generatoren können kostenpflichtig oder sogar kostenlos sein. Die Vorteile bestehen darin, dass man normalerweise gesetzlich angemessene Texte erhält, die dauerhaft genutzt werden können.
Leider werden die Rechtstexte nicht automatisch aktualisiert, wodurch sie schnell veralten können. Ebenso kann es sei, dass trotz allem nicht alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Die Folge: relativ hohe Abmahngebühren die man sich auch sparen kann.
Automatisierte Aktualisierung für Ihre Dokumente!
Die automatisierte Aktualisierung stellt eine effiziente und zuverlässige Methode dar, um Rechtstexte zu erstellen. Bei seriösen Anbietern werden die Texte in Zusammenarbeit mit einem Fachanwalt für Medienrecht erstellt und können anschließend individuell angepasst werden, um sie auf Ihrer Praxishomepage zu verwenden.
Durch die Automatisierung vermeiden Sie mögliche rechtliche Konflikte, aufwendige Recherchen und hohe Anwaltskosten für zeitgemäße und rechtlich einwandfreie Dokumente auf Ihrer Praxishomepage! Es ist wichtig, die Seriosität und das Preis-Leistungs-Verhältnis des Anbieters sorgfältig zu prüfen, bevor Sie sich für eine Partnerschaft entscheiden.
Für unsere Praxishomepage-Kunden, die den Datenschutz-Baustein bei Meyer-Wagenfeld gebucht haben, bieten wir eine automatisierte Lösung für die umfassende Überwachung Ihrer Datenschutzbestimmungen an. Dadurch müssen sich unsere Kunden keine Sorgen mehr über rechtliche Anpassungen machen – wir halten die Rechtsdokumente kontinuierlich auf dem aktuellen Stand und informieren sie bei Bedarf über die aktuelle Rechtslage.
Sollten Sie noch Beratung zur automatisierten Aktualisierung von Rechtsdokumenten benötigen, melden Sie sich gerne bei uns.
Ihre Olga Arefiev
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