Praxisorganisation Teil 3: Wartezeiten senken und Patientendurchlauf optimieren

11.11.2014 14:30  Von: Akademie

Wer erfolgreich Zusatzleistungen anbieten möchte, dessen Praxisorganisation sollte professionell strukturiert sein. Patienten, die stundenlang im Wartezimmer sitzen, sind so verärgert, dass sie kein offenes Ohr mehr für Zusatzangebote haben. Wenn Ihr Praxismarketing richtig greift und Zusatzleistungen vermehrt nachgefragt werden, kann es zudem durchaus sein, dass Ihre Terminplanung nicht mehr wie bisher funktioniert. Spätestens dann ist es an der Zeit, Ihre Abläufe zu verbessern. Dadurch sichern Sie die Zufriedenheit Ihrer Patienten, ohne sich selbst ein zu großes Arbeitspensum aufzubürden. Doch wie lassen sich die Wartezeiten im Griff halten und der Patientendurchlauf optimieren?


Analysieren Sie Ihr Zeit- und Terminmanagement


Stellen Sie fest, wie viel Zeit Sie in der Regel für die einzelnen Patienten einplanen und ob diese Zeiten auch tatsächlich eingehalten werden. Zusatzleistungen, wie z. B. Präventionsangebote, lassen sich dabei oft besser planen, da die Behandlungsdauer viel konkreter abgeschätzt werden kann. Für alle Termine gilt aber: Versuchen Sie Verzögerungen zu vermeiden. Falls beispielsweise eine Untersuchung eine weitere Behandlung nach sich zieht, so sollten Sie hierfür – je nach Dringlichkeit – einen neuen Termin vereinbaren. Planen Sie zudem immer Pufferzeiten für Notfälle, Unvorhergesehenes und für organisatorische Tätigkeiten ein. Nicht zuletzt muss auch das Zeitmanagement des Arztes mit der Praxisorganisation Hand in Hand gehen. Das bedeutet, dass auch der Praxischef selbst die Zeit im Sprechzimmer im Blick behält und nach Möglichkeit keine ungeplanten Untersuchungen durchführt.


Zeit für Zusatzleistungen gewinnen


Vor allem in Bezug auf die Zusatzleistungen kann das Praxispersonal dem Arzt jedoch auch sehr viel Arbeit abnehmen und dadurch Zeit gewinnen. Durch den gezielten Einsatz von Praxismarketing-Materialien und einem kurzen Anschlussgespräch durch die Medizinische Fachangestellte, lässt sich der Zeitaufwand im Sprechzimmer um bis zu drei Minuten senken, ohne dass darunter die Beratung des Patienten leidet.


Folgende Arbeitsschritte sind dabei besonders wichtig:



  • Grundvoraussetzung: Das Team ist vom neuen Praxiskonzept überzeugt und möchte die Patienten gern beraten. Der Arzt wiederum ist bereit, seine Aufgaben zu delegieren.

  • Stellen Sie professionelle Praxismarketing-Materialien zur Verfügung und veranlassen Sie, dass alle Team-Mitglieder im Umgang mit den Druckmedien geschult sind. Die Meyer-Wagenfeld-Akademie bietet hierfür individuelle Praxistrainings an.

  • Führen Sie spezielle Terminblöcke bzw. Terminketten ein, in deren Zeitfenstern Sie sich nur auf die Zusatzleistungen beschränken. Durch diese klare Beschränkung ist sehr effizientes Arbeiten möglich. Außerdem schaffen Sie dem Praxispersonal so Freiräume für die Patientenberatung.

  • Die Fachangestellten sprechen die Patienten am Empfang an und achten dabei auf die Zielgruppe („Scan-Blick“) – die Patienten erhalten dann ausgewähltes Informationsmaterial. Die Wartezeit des Patienten wird für das Anschlussgespräch genutzt, ggf. in separaten Räumlichkeiten.

  • Verteilen Sie Aufgaben und Kompetenzen: Jeder Mitarbeiter muss sich darüber im Klaren sein, welche Aufgaben er zu erledigen hat. Es ist sinnvoll, dass man für jeden Bereich einzelne „Experten“ festlegt, z. B. eine Angestellte, die sich speziell um die Abrechnung der Zusatzleistungen kümmert. Diese konsequente Übertragung von Tätigkeiten auf Medizinische Fachangestellte spart dem Arzt viel Zeit und durch die verbesserten Abläufe wird zudem mögliches Konfliktpotential innerhalb des Praxis-Teams gesenkt.

  • Achten Sie auf eine patientenfreundliche und zielorientierte Kommunikation. Regelmäßige Teambesprechungen und interne Schulungen bzgl. des Fachwissens gewährleisten eine einheitliche Kommunikation. Die Beratungssituation kann durch regelmäßige Rollenspiele trainiert werden, das verhilft zu mehr Sicherheit in der Kommunikation.

  • Führen Sie nicht alle Neuerungen auf einmal ein, sondern integrieren Sie die Zusatzleistungen nach und nach in Ihr Praxiskonzept, so wird sichergestellt, dass alle die neuen Abläufe in Ruhe verinnerlichen können.


Alle diese Schritte haben zum Ziel, dass die Patienten zügig und professionell die gewünschte Leistung erhalten. Durch eine gute Praxisorganisation fühlen sich die Patienten in Ihrer Praxis gut aufgehoben und gut beraten. Nicht zuletzt werden sich auch die Stressfaktoren im Sprechzimmer und an der Anmeldung für alle Team-Mitglieder minimieren.


Die letzten Blog-Artikel haben Ihnen einen kleinen Einblick in die Arbeit der Meyer-Wagenfeld-Akademie gegeben. Falls Sie neugierig auf ein individuelles Praxistraining geworden sind, können Sie uns gern kontaktieren.


Lesen Sie auch:


Praxisorganisation Teil 1: Praxis-Schwerpunkte feststellen


Praxisorganisation Teil 2: Erstellung eines Beratungskonzeptes


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Die Meyer-Wagenfeld-Akademie unterstützt Sie bei Ihrer Praxisorganisation.


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