Fehlen Ihnen derzeit auch 4 Hände und 6 Ohren?
Kennen Sie das? Das Telefon klingelt in einer Tour. Die Flut der Anrufe von Patienten, die sich nach Impfterminen, Wartelisten oder Impfstoffen erkundigen möchten, reißt einfach nicht ab? Dazu noch ein gefühlter Mount Everest an weiteren Aufgaben, die so ganz „nebenbei“ auch noch zu erledigen sind: Hier ein EKG, dort eine Blutdruckmessung und zwischendurch immer wieder darauf achten, dass sich die Patienten an die geltenden Hygieneregeln halten. Ach ja, und dann auch noch schnell ab ins Behandlungszimmer, um zu assistieren. Ich weiß, dies ist nur ein kleiner Auszug aus dem Praxisalltag. In vielen Arztpraxen ist die Lage momentan sehr angespannt. In stressigen Zeiten kann die Liebe zum Beruf schon mal kurz in den Hintergrund geraten. Glauben Sie mir, als ehemalige MFA fühle ich mit Ihnen und kann mir annähernd vorstellen, wie es in vielen Praxen aussieht.
Meine Zeit als MFA ist mittlerweile viele Jahre her. Aber ich erinnere mich immer noch sehr gut daran. In unserer Praxis klingelte das Telefon, auch ohne Pandemie, DURCHGEHEND – auch in der Mittagspause! Wenn nach Feierabend mein Telefon zu Hause klingelte, habe ich mich häufig noch ganz aufgekratzt - statt mit meinen Namen - mit dem vollständigen Praxisnamen gemeldet. Okay, irgendwann hatten sich meine Freunde und Familie aber an meine „andere Art der Begrüßung“ gewöhnt.
Vermutlich klingelt Ihr Telefon auch heute noch in einer Tour? Und der Stresslevel ist in vielen Praxen gestiegen. Bevor Sie nicht mehr wissen, wo Ihnen der Kopf steht, möchte ich Ihnen folgendes ans Herz legen: Nutzen Sie alle technischen Hilfsmittel, die Ihnen den Praxisalltag erleichtern!
Hier einige hilfreiche Tipps:
1. Telefon
Schalten Sie informative Bandansagen, die bereits viele wiederkehrende Fragen der Patienten beantworten, ohne lange in der Warteschleife zu hängen. Natürlich müssen Ihre Patienten darüber informiert werden, wie sie in akuten Notfällen Hilfe erhalten.
Eine gute Option sind auch professionelle Telefonanlagen, die zielgerichtete Ansagen je nach Grund des Anrufes abspielen.
2. E-Mail
Vieles lässt sich auch auf diesem Weg erledigen. Richten Sie für Ihre Praxis eine E-Mail-Adresse ein. Bieten Sie Ihren Patienten an, Anfragen per Mail zu stellen. Mails lassen sich in ruhigeren Zeitfenstern abarbeiten. Mit automatisierten Antworten können Sie den Eingang der E-Mail bestätigen oder Auskünfte erteilen, wann mit Rückmeldungen Ihrerseits zu rechnen ist.
3. Die Praxishomepage – Wichtige Informationsquelle mit praktischem Service
Sie haben eine eigene Homepage. Perfekt! Dann sollten Sie auch alle Vorteile, die Sie damit haben, ausnutzen. Mit den richtigen Inhalten und Funktionen wird Ihnen Ihre Homepage eine enorme Unterstützung sein – und das rund um die Uhr:
- Bieten Sie eine Online-Terminbuchung an! Hierüber können die Patienten eigenständig einen Termin buchen, der automatisch in die Praxissoftware übertragen wird. Je nach Anbieter kann die Terminbuchung durch weitere praktische Funktionen ergänzt werden. Z. B. lassen sich Videosprechstunde, Recall-Systeme oder Nachrückerlisten bei Terminabsagen automatisiert organisieren.
- Informieren Sie Ihre Patienten über Abläufe zur Impf-Terminvergabe und zu Corona-Verhaltensregeln. Dadurch ersparen Sie sich, ständig wiederkehrende Informationen erteilen zu müssen.
- Binden Sie Aufklärungsbogen, Einwilligungserklärungen, Anamnesebogen oder weitere Formulare auf Ihrer Homepage ein (besonders zum Thema Corona). Die Patienten können die Bogen selbst ausdrucken und bereits ausgefüllt mitbringen. Das spart nicht nur Zeit sondern auch Papier!
- Nutzen Sie Kontaktformulare z. B. für Terminanfragen, Rezeptbestellungen- oder Überweisungsbestellungen und informieren Sie, wann diese Formulare abgeholt werden können. Dies hilft nicht nur Ihnen, Ihre Tagesabläufe besser organisieren zu können, sondern ist auch für Ihre Patienten äußerst praktisch. Schnell mal in der Mittagspause ein Wiederholungsrezept bestellen und einfach am nächsten Tag abholen. Ich liebe diesen Service!
- Informieren Sie über Sonder- und Telefonsprechzeiten, Urlaubszeiten und Vertretungsregelungen. Allein hiermit ersparen Sie sich schon etliche Nachfragen.
Mindestens jeder zweite nutzt heutzutage das Internet, um an Informationen zu kommen. Seien es Informationen zu Öffnungszeiten, Behandlungsmöglichkeiten oder - wie im Moment – zu aktuellen Corona-Verhaltensregeln. Achten Sie darauf, dass Ihre Homepage aktuell gehalten wird! Hierfür zehn Minuten Zeit zu investieren, kann Ihnen helfen, Stunden einzusparen. Falls Sie selbst keine Änderungen vornehmen können: eine gute Werbeagentur nimmt Ihnen diese Aufgabe ab.
4. Social Media
Sie sind schon auf Social Media Kanälen wie Facebook, Instagram & Co. unterwegs? Oder noch nicht? Dann nichts wie los! Denn auch über diese Wege können Sie Ihre Patienten tagesaktuell auf dem Laufenden halten.
Ich kann Ihnen Ihre Aufgaben zwar nicht abnehmen, aber ich hoffe, dass ich Ihnen mit diesen Tipps einige Anregungen aufgezeigt habe, die für etwas entspanntere Abläufe sorgen. Sie wünschen weitere hilfreiche Tipps? Dann schauen Sie sich auch die Blogbeiträge zum Brennpunkt Empfang 1 und Brennpunkt Empfang 2 meiner lieben Kollegin Anja Schneckener an.
Bleiben Sie stolz auf das, was Sie täglich leisten und bitte bleiben Sie gesund!
